E-Mail-Archivierung: Gesetzliche Pflicht

Team Pioneers 16. März 2021

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Aufbewahrungspflicht

Gemäß der Abgabenordnung müssen E-Mails mit folgenden Inhalten aufbewahrt werden:

Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
Buchungsbelege,
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind,
sowie Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

Hinweis

E-Mails ohne steuerlich relevante Inhalte brauchen nach den steuerrechtlichen Vorschriften weder archiviert, noch für den Datenzugriff vorgehalten zu werden. Allerdings ist nicht klar geregelt, wann Inhalte steuerlich relevant sind. Dies ist einzelfallabhängig. Daher im Zweifelsfall besser mehr aufbewahren als zu wenig.

Vorschlag E-Mail Archivierungsprogramm: mailstore

Wir haben eine ausführliche Information des Anbieters mailstore. Es gibt verschiedene Anbieter für diese Archivierung, diese sind über Google leicht zu finden. Nach unseren Erkenntnissen ist mailstore ein kompetenter Anbieter mit vielen guten Referenzen. Einen Vergleich mit anderen Anbietern in Preis und Leistung haben wir nicht durchgeführt. Gern verlinken wir Ihnen hier einen entsprechenden Leitfaden zum Download.

Kategorien: E-Mail und Newsletter, Kommunikation & Social Media, zBlog

Schlagwörter: digitale Speicherung, E-Mail

Lösch- kontra Aufbewahrungspflicht - so sollte zu Jahresbeginn gehandelt werden

Mit jedem Jahreswechsel sollten in der Geschäftsbuchhaltung die Unterlagen überprüft werden: Was kann weg und was muss aufbewahrt werden? Gar nicht so einfach, widersprechen sich doch bei manchen Dokumenten bei näherem Hinsehen Aufbewahrungs- und Löschfrist sogar. Unser FAQ hilft bei den wichtigsten Fragen.

Team Pioneers 13. Dezember 2022

EuGH zu Privacy Shield: Datenexport in die USA unzulässig

Der EuGH schaltet das Internet ab – nach einem Urteil im Dezember 2020 zu Privacy Shield des EuGH darf keine Website, kein Unternehmen mehr US-Anbieter verwenden, wenn dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden. Das kommt der (juristischen) Abschaltung des Internets gleich, da es kaum eine Website, kaum einen Dienst gibt,bei dem nicht auch wenigstens teilweise Daten auch in die USA übertragen werden.

Team Pioneers 15. Dezember 2020

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Infos zur Nutzung von Mitarbeiterdaten

Neben der Prüfung des datenschutzgerechten Umgangs mit Bewerberdaten ist Ihre Mitwirkung in weiteren Bereichen des Personalwesens erforderlich, um personenbezogene Daten im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses richtig zu schützen.

Team Pioneers 12. Juni 2018

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Aufbewahrungsfristen Personalwesen: So lang müssen Personalakten archiviert werden

Im Personalwesen fallen im Lauf der Zeit eine Menge Unterlagen an und die Personalakte gewinnt an Umfang. Vom Einstellungsvertrag über Krankmeldungen bis zu Urlaubsanträgen und ggf. irgendwann einer Kündigung – aber was muss wie lang aufbewahrt werden und welche Dokumente überdauern das Arbeitsverhältnis?

Team Pioneers 5. April 2023

Microsoft 365 – Beispielhafte Anfrage einer Aufsichtsbehörde

In diesem Beitrag finden Sie ein Beispiel für eine Anfrage der Aufsichtsbehörde zur Nutzung von Office 365 in Ihrem Unternehmen. Wir haben für Sie Hinweise und Musterantworten zusammengestellt.

Team Pioneers 19. April 2020

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Aufbewahrungspflicht

Hinweis

Vorschlag E-Mail Archivierungsprogramm: mailstore

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